公司办公室管理工作程序
二0一二年三月
办公室日常需要基层各单位、机关各部门定期报送的资料及要求
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序号 |
工作 内容 |
时间 |
相关单位 或部门 |
工作流程 |
备注 |
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1 |
文件阅办情况周报 |
每周一 上午9点前 |
各基层项目部 |
1、项目办公室人员汇总阅办情况；2、项目办公室将阅办情况报项目主管领导签字；3、阅办情况表传真至公司办公室；4、公司办公室汇总于周一下午公司交班会进行通报。 |
格式见：附件1 |
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2 |
项目主要领导动态周报 |
每周一 上午9点前 |
各基层项目部 |
1、项目办公室人员上报一周项目部主要领导的动态；2、动态表报项目主要领导签字；3、动态表传真至公司办公室；4、公司办公室汇总于周一下午公司交班会上进行情况。 |
格式见：附表2 |
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3 |
每月工作预测 |
每月末28日 |
机关各部门 |
1、各部门结合年度任务分解和部门日常工作实际，将下月重点工作预测表报各分管领导审阅；2各部门将公司分管领导审阅后的工作预测表报公司办公室汇总； 3、公司办公室汇总后报公司主要领导审阅；4、公司办公室根据公司领导意见修改后挂网并进行跟踪督办。4、月初由公司办公室下发督办通报，对各部门上月工作预测完成情况进行通报。 |
格式见：附件3 |
办公室常用工作流程
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1 |
公司 印章使用 |
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公司各部门或各基层项目部 |
1、申请人到公司机要室进行登记；2、公司分管领导或办公室主任审批；3、公司公章管理员盖章。 |
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2 |
公司 交班会 |
每周一 下午上班 |
公司各部门 |
1、工程部施工生产通报；2、安质部通报内部“曝光台”、火工品管理情况、重大危险源、领导跟班作业情况；3、技术中心通报项目隧道地铁项目监控量测情况；4、办公室通报各基层单位文件阅办情况和主要领导工作动态；5、上周交班会领导要求完成工作涉及部门或责任人通报完成情况；6、按照交班会汇报安排指定的部门汇报近期工作情况；7、其它需要汇报的部门汇报工作；8、公司各分管领导讲话；9、公司主要领导或主持会议领导讲话。 |
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3 |
公司党政联席会 |
每季度末 |
公司各部门 或基层项目部 |
:1、公司主要领导确定会议时间；2、公司办公室征求议题，各部门需上会议题必须报各分管领导审核签认，涉及人事任免问题统一到人力资源部；3、公司办公室整理会议议题报公司主要领导审核，并下发会议通知；4、公司办公室组织会议，根据会议安排涉及部门进行汇报； |
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4 |
公司机关车辆安排 |
每天 |
公司各部门 |
1、公司各部门填写用车申请单；2、申请单报公司办公室；3、办公室根据实际情况统一安排车辆； |
格式见：附件4 |
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5 |
车辆调拨 |
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基层各单位 |
1、各单位根据项目实际需要，提出书面用车或退车申请报公司办公室；2、办公室根据实际情况将意见反馈给相关项目，各单位未经同意退回车辆公司不予接受；3、办公室根据公司车辆需求情况对车辆合理调拨。 |
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6 |
公司公文流程 |
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公司各部门 |
1、拟稿人负责起草文件；2、报部门负责人审核，相关部门会签；3、报公司分管领导或主要领导签发，公司制度性文件必须经主要领导签发。4、会签文稿交公司办公室，同时通过电子公文流转程序由办公室统一编号发文。 |
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办公室常用管理文件
2
3
4
5
办公室系统常用表格范本
附件1
2012
部门：
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序号 |
工 作 内 容 |
完成 日期 |
主办 部门 |
参加 部门 |
负责人 |
备注 |
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备注：每月28日下午6点上报公司办公室。
附件2
填报单位： 填报时间： 年 月 日
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职 务 |
姓 名 |
时间 |
是否在项目 （外出是否请假） |
外出理由
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本周重点解决的问题 |
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备注：每周一上午9点上报公司办公室。
附件3：
中铁四局七公司 2012年 月份第 周下载内网文件清单
单位名称： (盖章) 第 页 共 页
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序号 |
下载时间 |
文件编号 |
文件名称 |
发文单位 |
阅办情况 |
备 注 |
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备注：每周一上午9点前上报公司办公室。
附表4
收
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日期 |
编 号 |
来文编号 |
标 题 |
份数 |
备注 |
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附表5
发
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发 文 |
标 题 |
主 题 词 |
签 发 |
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日 期 |
编 号 |
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附表6
受
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序号 |
主管部门 |
受控文件编号 |
受控文件 分发号 |
受 控 文 件 标 题 |
受控文 件份数 |
受控文件 签 发 人 |
备 注 |
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附表7
文
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序 号 |
名 称 |
份 数 |
分发号 |
签 收 |
序 号 |
名 称 |
份 数 |
分发号 |
签 收 |
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发文部门： 收发室接收人：
附表8
电
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日期 |
编 号 |
来 文 编 号 |
内 容 搞 要 |
处 理 结 果 |
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附表9
公
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日 期 |
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经办人 |
用 途 |
批准人 |
备 注 |
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附表10
文
受控状态( ) 缓急( )
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签发： |
主管部门核稿： |
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主管部门：
拟稿人：
电话： |
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会签： |
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标题： |
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主题词： |
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附件（ 份） |
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主送：
抄报：
抄送：
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共印： 份 存档： 份 |
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打字： 校对： |
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发文编号： [ ] 号 年 月 日封发 |
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附表11
员
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部 门 |
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申请人姓名 |
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前往单位 |
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预计时间（天） |
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要解决的具体 问 题 |
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审 批 人 |
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解决问题的落实 情 况 （不够填写 可附页） |
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实际工作 时 间 |
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（以下在出差、住勤费报销单背后粘贴）
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领导审批意见 |
出差人姓名 |
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天 数 |
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领导签名 |
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落款日期 |
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附表9
生
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序号 |
品 名 |
规 格 型 号 |
购置日期 |
单位 |
数量 |
设备原值 |
备 注 |
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附表10
低值易耗品登记台帐
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序 号 |
品名 |
单位 |
数量 |
单价 |
金额 |
备 注 |
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附件11
汇报材料格式
一、 工程概况;
二、 完成产值及形象进度情况及项目管理情况(也可结合对方来意就专项工作进行汇报);
三、 目前存在的问题或需要解决的问题;
四、 下一步工作安排或计划。
五、 总结或表态性发言(视情况而定)。
(也可根据不同汇报对象，视情况在第一段介绍近期工作简要概述及礼貌用语)
附件
关于ＸＸＸ项目部购置办公固定资产的请示
公司：
我部工程造价XX亿元，公司按照工程规模设置“五部一室”，委派各项管理人员共计XX人。因日常工作需要，需购置台式电脑XX台，单价为XXXX元。
妥否，请批示。
XXX项目部
X年X月X日
1.标题。
2.称谓。
3.正文：请示的原因、请求的原因及做法。
4.结尾常用结束词：\"当否\"、\"请批复\"，\"妥否\"、\"请批示\"。最后署名、日期。
附件
函的范文
关于中铁四局第
中铁四局第x工程公司:
贵公司近两年来，在公司领导的正确带领下，在广大员工的齐心协力下，多措并举，加强管理，施工产值不断攀高、营销市场屡建奇功、财务资金储备不断提高、公司规模得到合理扩展。为了尽快提高本公司各项管控能力，我公司拟选派5名管理人员于5月20日前往贵公司进行调研，调研内容涉及工程管理、营销管理、安全质量管理、财务管理、责任成本管控各项管理经验，以便指导和帮助我公司快速发展。望贵公司能够配合，给予帮助和指导。
如蒙慨允，恳请函复为盼。
中铁四局第××工程公司(印章)
XX年XX月XX日
函的格式
(一)标题
函的标题一般由发文机关，事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。
(二)正文
1、开头。写行文的缘由，背景和依据。
一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以"现将有关问题复函如下"一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。
函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。
3、结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用"特此函告"，"特此函达"。若是要求对方复函的，则用"盼复"，"望函复"，"请即复函"等语。请批函多以"请批准"，"请大力协助为盼"，"望能同意"，"望准予××是荷"等习惯用语收束。复函的结语常用"特此复函"，"特此回复"，"此复"等惯用语。也有的函不写结语。
附件
复函的格式
(1)标题
由发文机关、事由和文种类别(复函)组成,一般不可省略。
(2)正文
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写;开头用语多为“你处××函收悉,经××研究,现答复如下”之类,要写明来函日期、www.fdcew.com名称和编号;接着是针对来函内容作出的具体答复;结尾用“此复”、“特此函复”等语作结。
(3)落款
发文机关、日期并加盖公章。
复函的写作,要求有针对性,措辞简明得体。一般应一事一函。
关于中铁四局第
中铁四局第X工程公司:
贵公司来函已收悉。 现答复如下：首先感谢贵公司的信任，十分欢迎调研组的到来。我公司以指定一名公司副总经理牵头，组织工程部、经营部、安质部、财务部、责任成本中心等涉及调研内容的部门主要管理人员参与此次调研工作的配合协作工作，并要求于5月20日前准备好调研内容的各项资料。负责接待联系人：XXX,联系电话：XXXXXXX.特此复函!
中铁四局第××工程公司(印章)
XX年XX月XX日
稿件录入：黄勇军责任编辑：黄勇军
